En spend analys är bra att göra om du har ett företag och vill ha koll på hur pengarna spenderas kan man säga. Man gör en spend analys för att se hur man på bästa sätt kan spara in pengar när det handlar om att göra olika inköp. Analysen görs så att man kan se hur inköpsmönster så väl som leverantörsmönster ser ut. Analysen ger dig en bra bild över dina leverantörer och hur många av dem du har. Analysen ger även en bild över spenden, alltså faktiska kostnaden och hur den är fördelan.

Med hjälp av en spend analys kan du på ett bra sätt få fram förbättringar samt hur du bäst kan göra olika besparingar. Sedan kan analysen även hjälpa dig att korrigera inköpsbeteenden eller inköpskategorier som inte är bra.

Hur du gör en spend analys

Att göra en spendanalys, det handlar helt enkelt om att samla in en massa olika data. Det för att se hur det har sett ut tidigare med inköpen. Sedan ska du se till att metodiskt kategorisera kostnaderna. Det ska du göra för att få svar på ett antal frågor så som vad har vi köpt, för hur mycket har vi köpt, vem har köpt och av vem har vi köpt.

Processen är iterativ, alltså upprepande. Du bör därför hela tiden se till att ta fram nya data att uppdatera analysen med. Det går bra att göra under tiden processen görs. Du ska även göra din analys i ett visst antal steg.

Stegen du ska göra är att fastställa förutsättning, samla in data, skapa kategoriträd, kategorisera data, samt analysera och göra förslag på förbättringar.

Först ut är alltså att fastställa förutsättning, för det är vad som avgör hur omfattande analysen kan göras. Så kolla bland annat upp datakvalitet, systemstöd och tillgängliga resurser.

Därefter är det dags för insamling av data. Oftast kan du hämta denna data från den ekonomiska bokföringen i leverantörsreskontran, vilken bygger på fakturainformation.

Är det så att de är första gången spend analysen görs, så är det ett måste att skapa ett kategoriträd. Den ska anpassas efter din egen verksamhet.

Du kan sedan gå vidare med att kategorisera data. Det hela handlar då om att analysera transaktioner. Det gör man för att kunna bestämma i vad för kategori de ska placeras i. Du kan välja att göra detta på leverantörs-, konto-, faktura- eller fakturaradsnivå.

Det allra sista steget är att analysera den framtagna datamängden. Detta kan göras på en massa olika sätt och styrs av vad du har använt dig av för att göra din sammanställning. Du kan bland annat sammanställa och visualisera med pivottabeller och pivotdiagram, om det är så att du sammanställt allt i ett kalkylark. Det finns även speciella spendanalysverktyg att använda dig av. Då kan du få fram skräddarsydda rapporter i form av diagram.

Är det så att du vill veta mer om detta med spend analys eller få bra hjälp på vägen, så kan du vända dig till Digital Procurement.